Bu buluşma, katılımcı bütçe sürecinin halkla yapılan ilk yüz yüze buluşmasıdır. Amacı, sürecin genel yapısını halka tanıtmak, halkı bilgilendirmek ve sonraki aşamalara katılımı güçlendirmektir. Buluşma açık alanda veya geniş bir salonda, herkesin eşit katılım sağlayabileceği şekilde düzenlenir. Protokol düzeni uygulanmaz. Serbest kürsü ilkesi esas alınır ve tüm konuşmalar kürsüden yapılır. Buluşmalar ortalama 3 saat sürmekle birlikte, katılımcı yoğunluğu ve görüşlerin çeşitliliğine göre süre esnek biçimde kısaltılıp uzatılabilir.

Buluşma, Katılımcı Bütçe Birimi tarafından belirlenen koordinatörün açılış selamlamasıyla başlar. Ardından belediye eş başkanları veya belediye yönetimi adına biri açılış konuşması yapar. Konuşma ilgili mahallede bugüne kadar yapılan çalışmaları, hizmetleri ve gözlemleri özetleyen, halkın sürece neden dahil olması gerektiğini açıklayan içerikte olmalıdır. Meclis kararı ile katılımcı bütçe için ayrılan oran ile ilgili bilgi verir. Eş başkan, sürecin halkın doğrudan iradesiyle ilerleyeceğini, bu modelin bir demokrasi ve birlikte karar alma aklı olduğunu vurgular. Eğer eş başkan dışında konuşmak isteyen misafir katılımcılar varsa, bu kişilere söz hakkı verilebilir.

Ardından buluşmanın moderasyonu Katılımcı Bütçe Birimi tarafından belirlenen koordinatör tarafından devralınır. Moderatörün temel görevi, katılımcı bütçe modelini halka tüm yönleriyle açıklamaktır. Bu kapsamda modelin dayandığı ilkeler (eşitlik, yerindenlik, kadın özgürlüğü, doğrudan demokrasi, ekolojik duyarlılık vb.), sürecin işleyişi, aşamaları ve katılım yolları sade ve anlaşılır bir dille anlatılır. Moderatör, bu sürecin sadece bir buluşma dizisi değil, halkın kendi yaşamına dair karar alma hakkını kullanacağı bir süreç olduğunu vurgular. Sunum mümkünse görsel destekli (örneğin slayt 36 sunumu) olarak yapılır. Buluşma süreci, oylama, uygulama, temsil ve izleme gibi aşamalar örneklerle aktarılır. Ayrıca, bu buluşmanın bireysel şikâyet veya taleplerden çok, toplumsal ihtiyaçlara odaklanması gerektiği net biçimde açıklanır.

Buluşmanın ilerleyişi sırasında, katılımcıların özgürce söz alabilecekleri bir düzen kurulmuştur. Tüm konuşmalar kürsüden yapılır. Her birey, kimliği ya da konumu ne olursa olsun söz hakkına sahiptir. Eleştiriler, öneriler, katkılar istişare ruhu içerisinde kabul edilir. Demokrasinin bir akıl olduğu, sürekli öğrenmeye ve revizyona açık olduğu fikri buluşma boyunca hissedilir biçimde işlenir. Buluşma sırasında çocuklar için ayrı bir alanda çocuk atölyeleri düzenlenir. Bu alanlar, hem buluşmanın düzenini sağlamak hem de çocukların aktif, güvenli bir ortamda bulunmalarını sağlamak amacıyla oluşturulur. Atölyelerde görev alacak saha ekibi önceden belirlenir. Buluşma alanında iki masa kurulacaktır: ilki 'Yazıcı – Katip Masası'dır. Bu masada buluşma sırasında dile getirilen görüşler, ortak eğilimler ve öneriler kayıt altına alınır, raporlanır. İkinci masa 'Beyaz Masa'dır. Bu alan, bireysel başvuruların, kişisel taleplerin ve buluşmanın çerçevesi dışındaki şikâyetlerin alındığı bölümdür. Beyaz Masa kayıtları Katılımcı Bütçe Birimi ve Özel Kalem Müdürlüğü tarafından takip edilir, değerlendirilir ve geri bildirim sağlanır.

Buluşmanın sonunda moderatör, bir sonraki buluşmanın konusunu, tarihini ve içeriğini açıklar. Katılımcıların soruları alınır, ek görüş ve katkılar dinlenir. Halkın sürece nasıl aktif katılabileceği, sonraki adımlarda nasıl rol alabileceği ve taleplerin nasıl değerlendirileceği yeniden hatırlatılır. Buluşma, açık, eşit, demokratik bir ortamda, tüm katılımcıların söz hakkı aldığı bir buluşma olarak tamamlanır